Кажется, что проще: купил авиабилет, забронировал гостиницу и объяснил, зачем нужно ехать. Однако не все так легко. Всех ли можно отправить в служебную командировку? Как можно купить билет на самолет? Какая отчетность нужна? Как при необходимости продлить рабочую поездку или, наоборот, отозвать сотрудника раньше? Пошаговая инструкция, как правильно оформить командировку, в блоге Юнитикет.ру.
Содержание:
Кого можно отправлять в служебную командировку?
В служебную поездку в другой город можно отправить не каждого. Это закреплено в законодательстве РФ. Например, согласно статье 259, беременных нельзя посылать в командировку, даже если они не возражают. Несовершеннолетних можно, но только если они занимаются творческой или спортивной деятельностью, а людей с ограниченными возможностями – если будут созданы необходимые условия (для человека на коляске – наличие подходящих пандусов).
Кроме полного запрета на командировки есть еще и ограничения для определенных категорий.
Так, особые правила действуют в отношении мам детей до 3 лет, одиноких родителей (либо если второй родитель работает вахтовым методом) детей до 14 лет, многодетных родителей, сотрудников, находящихся на больничном по уходу, и кандидатов во время выборов. У них предварительно нужно получить письменное согласие. Документ составляют в свободной форме.
Документы для командировки
Прежде всего необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку. Если есть корпоративная форма – заполняется она, если нет – за основу берется форма Т-9. В приказе обязательно указывают должность, имя, фамилию и отчество сотрудника, данные работодателя, направление и сроки рабочей поездки, а также ее цель.
Далее в специальном журнале (если он есть) делают запись о командировке.
А вот в табеле учета рабочего времени командировку отражают обязательно – буквенным кодом К (аналог – цифровой код 06).
При необходимости оформляют служебное задание, к которому потом должен быть приложен отчет о выполнении, и командировочное удостоверение.
Как оплачивается командировка
После оформления документов работодатель выдает аванс. Его размер рассчитывается при помощи сметы, форма которой разрабатывается самостоятельно. Сумма должна покрыть стоимость перелета (проезда), проживание и суточные.
Если командировка запланирована по России, командировочные выплачиваются в рублях, если за границу – в валюте.
Деньги можно перевести на карту или выдать наличными, по этому поводу строгих правил нет.
Рабочие дни во время служебной командировки
Сотруднику оплачивают командировочные дни, а также дни в дороге туда и обратно как рабочие дни. Выплата рассчитывается по данным среднего заработка.
Средний дневной заработок равен соотношению зарплаты за расчетный период к числу отработанных в этом периоде дней. Чтобы узнать зарплату за время командировки, нужно средний заработок умножить на количество дней.
Если даты командировки или дороги попадают на выходной день, их оплачивают по двойному тарифу.
При желании день командировки, выпавший на выходной, можно заменить на день отдыха вместо двойной выплаты.
Бронирование авиабилетов в командировку
Покупать билет на самолет или поезд может как сам сотрудник, так и представитель работодателя. Ограничений по способу и месту покупки нет, самый оптимальный вариант – воспользоваться сервисом Юнитикет.ру. Главное сохранить все документы.
Тем, кто летит самолетом, к отчету о командировке необходимо будет приложить:
- Электронный чек (либо обычный чек).
- Чек на сервисный сбор (если он идет отдельно).
- Электронный билет.
- Маршрутную квитанцию.
- Посадочный билет, на котором должен быть проставлен штамп о досмотре.
Если положением о командировке предусмотрено возмещение иных транспортных расходов, сохраните также чек на трансфер или такси.
Бронирование жилья в командировке
Жилье также может бронировать как работодатель, так и сам сотрудник. Ограничений по виду жилья нет: отель, мини-гостиница, квартира, апартаменты. Главное – чтобы были документы.
При проживании в гостинице таким документом служит распечатанное подтверждение брони и чек об оплате. При аренде квартиры к отчету необходимо приложить официальный договор о найме жилого помещения.
Как продлить командировку
Если сотрудники относятся к категории с ограничениями, работодатель должен получить их письменное согласие на продление командировки. В ином случае достаточно устной договоренности.
Затем представитель работодателя издает приказ в свободной форме о продлении рабочей поездки. В нем необходимо указать до какого срока продлевается поездка и причины такого шага.
Сотруднику приказ о продлении отправляют любым способом – в мессенджере, по электронной почте или факсу. Оригинал он подписывает после возвращения.
Актуален вопрос денег. Продление командировки – это дополнительные траты, поэтому работодатель должен перечислить сотруднику дополнительные средства.
Можно ли отозвать из командировки досрочно?
Да, при необходимости сотрудника можно попросить вернуться раньше. Для этого издается приказ в свободной форме с указанием причины и новой даты завершения командировки.
Уведомляют и отсылают приказ аналогично ситуации с продлением рабочей поездки. Новый авиабилет в этом случае также оплачивает работодатель.